Empresário, fique atento aos arquivos eletrônicos de sua empresa!

Você sabia que a ausência da guarda do arquivo XML, pode acarretar penalidades à sua empresa? Acompanhe conosco, como evita-lás.

XML, linguagem em inglês Extensible Markup Language, nada mais é, do que o arquivo de texto eletrônico de um documento fiscal, formatado para leitura de computador.

O arquivo digital segue um padrão nacional e é possível visualizá-lo em bloco de notas e/ou navegadores de internet, porém é de difícil compreensão todas as suas informações, muitas vezes se confundindo com erro de página.

Seguem algumas informações que devem constar no XML de seus documentos fiscais eletrônicos:
Dados do documento fiscal eletrônico: modelo, série, data de emissão, data de saída/entrada, valores;
Emitente/ Destinatário;
Produtos e serviços;
Informações dos impostos;
Transporte;
Cobrança;
Informações adicionais, entre outros, de acordo com Notas Técnicas vigentes.

Os arquivos XMLs são de responsabilidade exclusiva do contribuinte, seja ele emitente ou destinatário, incluindo o optante pelo Simples Nacional.

Os XMLs devem ser armazenados, obedecendo o mesmo formato (extensão) a qual foram transmitidos e autorizados, no período de 5 anos fechados e mais o atual, corrente.
É aconselhável que os arquivos sejam salvos periodicamente em dispositivos seguros, seguindo alguns critérios, como ordem cronológica.
Exemplos de dispositivos: Disco Virtual, HD Externo, Pen Drive, DVD, CD, etc.
Atualmente, é comum as empresas recorrerem à backups externos e eletrônicos, chamados de Cloud Computing “computação nas nuvens”. Nada mais é, do que o empresário acessar seus arquivos no disco virtual de qualquer lugar, bastando seu dispositivo estar conectado à internet.
Alguns exemplos são: Google Drive, Dropbox, Onedrive, entre outros gratuitos e/ ou pagos.

É importante o contribuinte ter ciência que a guarda apenas de documentos auxiliares, não o resguardará em uma eventual fiscalização. Pois, como a própria palavra já diz são “documentos auxiliares”.
Por essa razão, se faz necessária a importância da guarda do arquivo XML, considerando que, numa determinada fiscalização esses arquivos serão solicitados. A sua perda acarretará multas elevadíssimas, por isso, fique atento empresário, ao direcionamento e recebimento desses arquivos, tendo em vista possíveis autuações.

Fonte: Wikipédia/ Portal Contábil/ Contadores.com/ Ajuste SINIEF 07/2005 / Portaria CAT 162 de 2008