Você sabe qual é o valor patrimonial da sua empresa? E quais os bens que compõem esse patrimônio? Ou o custo de depreciação correspondente a cada um? E se fossem auditados hoje, dispõem de um mapa detalhado do ativo fixo?
Essas são perguntas básicas que a maioria dos empresários não conseguem responder, inclusive por não conhecer ou valorizar tal controle, deixando de obter economia financeira e operacional.
O controle patrimonial consiste no levantamento de todo o patrimônio da empresa ou do empreendimento. Ele deve incluir os bens tangíveis (como edificações, veículos e computadores) e os bens intangíveis, como as patentes e franquias, por exemplo.
O que é preciso ter em mente é que os bens têm valor comercial e, por tal razão, acabam sofrendo desvalorização em seu preço, o que é denominado “depreciação” na contabilidade e geram custos para a organização, que devem ser considerados no momento da elaboração do preço final do produto ou serviço ofertado pela empresa.
A importância do controle patrimonial vem aumentando nos últimos anos, diante da representatividade monetária que o ativo imobilizado tem no Balanço Patrimonial da entidade, dessa maneira é necessário manter um controle que expresse a realidade, ou seja, um mapa detalhado de todo o ativo Imobilizado.
Para realizá-lo de forma precisa e evitar erros, é necessário contar com o apoio de um contador. Esse profissional irá ajudá-lo na realização do inventário e na separação dos bens, o que pode ser feito seguindo os seguintes passos:
1 – Identificação Física dos Bens
O primeiro passo para realização do inventário é identificar fisicamente todos os bens ativos da empresa. Isso ocorre através de identificação com placas de patrimônio, que possuem código de barras, logotipo e nome da empresa. Os bens devem ser classificados de acordo com o centro de custo que são as unidades de uma organização, projetos ou departamentos de uma empresa e localização física, como, por exemplo, “sala de reunião da presidência”.
Além disso, cada bem deve ser devidamente caracterizado, ou seja, todos os seus dados devem ser levantados com as seguintes informações: descrição, marca, modelo, número de série, dimensão, ano de fabricação, capacidade e estado de conservação.
2 – Adequação do Arquivo Contábil (Levantamento Contábil)
A segunda etapa trata-se da adequação do arquivo contábil. Os lançamentos devem demonstrar os bens de forma individualizada, com os seus valores de aquisição e com as informações básicas: número de nota fiscal, fornecedor, data de aquisição e depreciação acumulada calculada corretamente de acordo com as parametrizações previamente definidas. Os saldos da base contábil devem estar de acordo com o Balancete, caso haja quaisquer divergências, estas precisam ser devidamente ajustadas para que a base contábil represente o Balanço Patrimonial.
3 – Conciliação Físico x Contábil
Após o levantamento dos bens físicos e ajuste da base contábil inicia-se a terceira etapa, denominada cotejamento ou conciliação, que é a junção do cadastro físico com o contábil, ou seja, os bens identificados fisicamente devem ser devidamente conciliados com os lançamentos contábeis correspondentes. Isto pode ser feito complementando as informações que eventualmente não estejam na nota fiscal: número da placa de patrimônio, descrição mais detalhada do bem, marca, modelo, série, dimensão e capacidade.
4 – Manutenção do Controle Patrimonial
Tão importante quanto estes levantamentos é a manutenção do controle patrimonial. Criar um fluxo interno para qualquer aquisição, cadastramento, transferência ou baixa de ativo pode ser a única maneira de garantir que o ativo imobilizado esteja efetivamente controlado, que os bens estejam no local indicado e que todos os bens baixados tenham seu documento comprobatório.
Enfim, garante que o controle seja efetivo, com o objetivo de, a qualquer momento, o cadastro patrimonial demonstrar a situação real da empresa, trazendo além de economias, os seguintes benefícios:
Fiscal / Contábil: Assegurar a qualidade e credibilidade dos valores publicados no balanço patrimonial, sem ressalvas da auditoria.
Organizacional: Localização do bem, identificação do seu responsável (elaboração do termo de responsabilidade), a implantação de uma política de normas e procedimentos e gestão do patrimônio minimizam as perdas por mau uso, furtos e etc.
Garantias e Seguros: Suporte para as operações de garantia em financiamentos e seguros patrimoniais.
Gerencial: Suporte para implantação de políticas de renovação do imobilizado, investimentos, etc.
Fonte: http://www.afixcode.com.br
Fonte: http://www.contabeis.com.br/
