A maioria das pessoas não gostam de participar de reuniões, até mesmo alguns executivos hiper produtivos, e acaba se tornando ainda pior aquelas que são improdutivas, virando só uma perca de tempo. Conforme o psicólogo especialista em inteligência emocional Travis Bradberry cita em um artigo, marcar muitas reuniões acaba prejudicando seu desempenho.
Podemos afirmar que nem sempre uma reunião é improdutiva ou desnecessária, as vezes não conseguimos fugir delas, mas isso não significa que precisa ser sofrível. Para saber quando realmente é necessário marcar uma reunião e que ela tenha foco para conseguir atingir seu objetivo, é importante prosseguir três etapas: planejamento, execução e acompanhamento.
1° – Planejamento
Essa etapa é aonde se fará uma análise da real necessidade da reunião, é o momento de se questionar: Precisamos de uma reunião para decidir esse assunto?
É importante também traçar e definir um objetivo, para que no momento todos saibam o que será discutido e assim não perderem o foco. Em seguida avisar todos que irão participar com antecedência, informando o tema, dependendo do caso, para que possam vir preparados.
Verifique se haverá uma pessoa-chave para que essa reunião possa acontecer e se caso ela não puder comparecer, a reunião será em vão, desse modo se planeje quanto a isso. Vale ressaltar também que reuniões só devem ser marcadas quando for preciso tomar alguma decisão ou situações em que a presença de alguém é obrigatória (como assinar algum documento, por exemplo).
Caso contrário, se forem apenas informativas escolha uma outra forma de comunicação, como um programa interno para que as informações atinjam os colaboradores, assim também ficaram disponíveis para que qualquer outra pessoa da empresa possa vê-las, deste modo não será preciso planejar uma reunião, que nesse caso se ocorresse só atrapalharia a produtividade dos participantes.
Ainda no planejamento, não esqueça de marcar horário e definir o local, o essencial é marcar reuniões não muito cedo, e que não sejam perto do fim do expediente ou perto do horário de almoço, pois conforme o site “When is Good”, esses horários fazem com que os participantes percam o foco.
2° – Execução
Cumpra o horário definido e seja pontual. Antes de começarem a reunião, defina um condutor, ele será responsável por direcionar a discussão e fazer com que todos estejam dentro do assunto. Caso tenha um tema que tenha uma discussão maior, deixe esse para o final e comece com os mais simples. Não deixe de fazer uma ata com as decisões que foram tomadas durante a reunião e quais serão os próximos passos, essa ata ainda deverá ser compartilhada com os demais, dessa maneira não será esquecido nada que foi discutido.
3° – Acompanhamento
Logo após o planejamento, a execução e o registro feito, o acompanhamento servirá para tornar e verificar se as decisões tomadas estão sendo ou serão executadas e quais rumos elas irão seguir. É importante deixar tudo transparente para a empresa, por isso além de compartilhar a ata com os demais depois da reunião, deve ser divulgado os resultados que o encontro obteve para a empresa, deste modo toda organização estará alinhada com que foi planejado.
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