A cada início de ano a tarefa de separar, organizar e descartar documentos é retomada por pessoas físicas e jurídicas.

Com a entrada na era digital imaginamos que a simples digitalização dos documentos iriam finalmente resolver as questões de armazenamento dos documentos, porém vimos que não ocorreu como desejávamos, ou seja, continua indispensável guardar documentos físicos por prazos estabelecidos pelos órgãos responsáveis e amparo legal, onde além do espaço físico despendido, alguns cuidados como a variação nos prazos devem ser considerados a fim de evitar problemas futuros. De forma geral o prazo é de 5 anos, porém cada categoria deve ser avaliada individualmente.

Vejamos a lista de documentos e seus respectivos prazos.

Notas Fiscais: Notas fiscais e termos de garantia, devem ser guardados por toda a vida útil do produto, caso não os possua é importante solicitar a segunda via;

Tributos: Comprovantes de IPTU, Imposto de Renda e seus documentos comprobatórios. O prazo para a guarda deste tipo de documentos é de 5 anos a contar a partir do primeiro dia útil do ano seguinte;

Aluguel e Condomínio: Os recibos de aluguéis devem ser armazenados pelo prazo de 3 anos após o término do contrato, já para condomínio o prazo recomendado é de 10 a 15 anos, por não haver prazo específico no Código Civil;

Serviços Contínuos: Considera-se água, energia elétrica, telefone, instituições de ensino, entre outros. Os recibos mensais podem ser substituídos pela declaração anual de quitação, porém conforme a lei 12.007/2009 o prazo de guarda é de 5 anos;

Plano de Saúde: É recomendada a guarda dos últimos 12 recibos anteriores ao reajustes, já para contratos e propostas é necessária a guarda por todo o período de uso;

Recibos de Pagamentos e Salários: O prazo para manter os recibos de pagamentos de salário, férias e outras verbas é de 10 anos. Contratos de Trabalho recomenda-se a guarda por 5 anos, sendo o limite para a formalização de reclamação de 2 anos (artigo 11 da CLT);

INSS e FGTS: A contar a partir da data fixada de recolhimento o prazo de prescrição é de 30 anos para documentos relacionados ao FGTS e obrigações previdenciárias de 10 anos conforme disposto na lei 8.212/91.

Mesmo que consideremos os prazos estipulados pela legislação, a atenção deve ser redobrada ao período em que as diversas categorias de documentos devem ser mantidos, em boa guarda e ordem.

Em prática um exemplo claro da necessidade de se manter os arquivos físicos é que, para fins de processos junto a Receita Federal do Brasil, somente os originais podem ser apresentados. Documentos digitalizados são vistos como cópias simples, sem autenticação e sem valor administrativo.

Fontes:

http://www.aprocon.com.br

http://www.portaltributario.com.br/guia/guardadocumentos.html

https://www.jornalcontabil.com.br